Firmare dei documenti richiede la presenza fisica dei soggetti interessati e ciò non sempre è possibile, oppure si rivela complicato per le più svariate ragioni (distanza, tempi o momentanea impossibilità a muoversi).
Nell’era di internet, dove tutto si può fare tramite web, la firma digitale è uno strumento fondamentale che si può ottenere senza grossi problemi e consente di effettuare una moltitudine di operazioni anche nella pubblica amministrazione, senza di fatto dover fare lunghe file o procedere con prenotazioni telefoniche.
A fronte della presentazione della documentazione necessaria, al giorno d’oggi è possibile effettuare la richiesta direttamente dal web, grazie ai servizi messi a disposizione da uffici postali online come letterasenzabusta.com, che con cheFirma! permette di attivare la firma digitale in modo semplice, veloce e gratuito dal proprio portale ufficiale.
Attivazione della firma digitale: quello che c’è da sapere
La firma digitale si avvale di un sistema complesso di crittografia che la rende sicura e le conferisce lo stesso valore di una firma autografa ai sensi del Codice Civile (articolo 2702). Per poterla attivare, occorre innanzitutto ricercare i portali ufficiali che offrono tale servizio e registrarsi con le proprie credenziali.
Sarà necessario, poi il proprio codice fiscale e sarà indispensabile confermare la propria identità in maniera inequivocabile: in questo senso, si procede o con una semplice videochiamata o anche per mezzo dello SPID, se si è in possesso di tale identità digitale. Si tratta di un metodo di autenticazione che può servire nell’ambito della pubblica amministrazione e con il quale si potrà, poi, anche firmare in digitale: i livelli di sicurezza sono molteplici e le amministrazioni coinvolte vanno dall’INPS ai vari Comuni d’Italia.
Terminata questa prima fase dell’operazione, si riceverà un SMS sul numero di telefono fornito e occorrerà inserire il codice OTP (ovvero una password usa e getta) ove richiesto. Da questo momento, si potrà accedere alla pagina principale per firmare il documento d’interesse o addirittura per consentire ad altri firmatari di fare lo stesso. I documenti presentati, naturalmente, dovranno essere in corso di validità e oltre al numero di cellulare potrebbe rendersi necessario fornire anche un indirizzo mail.
I tempi per ottenere la firma digitale variano da pochi minuti a qualche giorno, a seconda che si sia in possesso di SPID o si renda necessario ricorrere alla videochiamata urgente.
Alcune modalità di attivazione della firma digitale consentono di pagare solo quando si firmi effettivamente un documento, senza necessità di rinnovi pluriennali e con validità continuativa nel tempo. Il formato varia a seconda delle esigenze specifiche del momento e, alla firma digitale, si può abbinare se serve anche il cosiddetto contrassegno elettronico, una sorta di timbro valevole come uno reale.
Come usare la firma digitale
Come già accennato, la firma digitale è a sua volta un modo per attivare lo SPID dalle pubbliche amministrazioni. Ma non solo: si può anche firmare un referendum o qualunque altra iniziativa come proposte di legge. Qualora sia necessario registrare il proprio marchio o il proprio prodotto all’Ufficio Brevetti (UBIM), la firma digitale è un metodo semplice e veloce per procedere sul portale dedicato.
Le firme digitali sono inoltre previste per la partecipazione ai concorsi pubblici e anche per l’attivazione di servizi, per privati e imprese, alla Camera di Commercio. Sempre nell’ambito delle amministrazioni pubbliche, esse sono riconosciute anche dall’Agenzia delle Entrate (ad esempio per la compilazione del 730 o di qualunque altro documento). Con una firma digitale è possibile partecipare a un’asta telematica di tipo giudiziario, relativa a immobili o ad altri beni quali mezzi di trasporto o macchinari industriali; ci si può infine candidare a differenti tipologie di bando comunale o regionale e firmare qualunque documento sia abilitato a tale modalità.