La fatturazione elettronica è un sistema digitale che consente di emettere, inviare e conservare le fatture in formato elettronico, sostituendo il tradizionale documento cartaceo. In Italia rappresenta un obbligo per tutte le partite IVA, ordinarie e forfettarie, con l’unica eccezione delle professioni sanitarie. Lo scopo ultimo è migliorare la tracciabilità e la trasparenza delle operazioni fiscali, semplificando anche la dichiarazione dei redditi. Per utilizzare questo sistema, è necessario seguire una procedura ben precisa che comprende l’attivazione del servizio e l’impiego degli strumenti adatti per la gestione dei documenti.
Come si attiva la fatturazione elettronica?
Per attivare la fatturazione elettronica, bisogna accedere al portale dell’Agenzia delle Entrate. L’identificazione personale viene garantita tramite strumenti digitali di accesso come lo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o la Carta d’Identità Elettronica. Una volta effettuato l’accesso, è necessario individuare la sezione “Fatture e Corrispettivi” presente nell’area riservata del portale. All’interno di questa sezione, è possibile attivare il servizio dedicato alla creazione e alla gestione delle fatture elettroniche. L’attivazione non comporta costi aggiuntivi e fornisce agli utenti un sistema standardizzato per adempiere agli obblighi fiscali in maniera conforme alle leggi.
La creazione di una fattura elettronica richiede l’utilizzo del formato XML, un linguaggio specifico che consente di strutturare i dati in modo uniforme e facilmente leggibile dai sistemi informatici. È possibile generare il file XML direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate, ma in genere conviene affidarsi ad un software specializzato. Si parla ad esempio di Fatture in Cloud, che sul proprio sito spiega come funziona la fatturazione elettronica, insieme ai grandi vantaggi provenienti dall’uso del proprio programma.
Si tratta infatti di strumenti che semplificano notevolmente il processo, permettendo di inserire tutte le informazioni richieste: i dati del cliente, la descrizione dettagliata della transazione, l’importo totale e il metodo di pagamento utilizzato. È importante prestare particolare attenzione alla completezza e all’esattezza dei dati inseriti, dato che gli eventuali errori potrebbero compromettere l’elaborazione della fattura. Anche in questo caso, i software specializzati mettono a disposizione degli strumenti che riducono nettamente le percentuali di errore.
Come viene inviata e conservata una fattura elettronica?
Dopo la creazione, la fattura elettronica viene inviata al Sistema di Interscambio (SdI): una piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate che ha il compito di controllare il documento prima della sua trasmissione al destinatario. Il Sistema di Interscambio verifica alcuni parametri fondamentali, come l’autenticità del file, la sua integrità e la leggibilità. In caso di errori il sistema invia una notifica a chi l’ha emessa, dando così la possibilità di correggere e riemettere la fattura nel più breve tempo possibile.
La gestione delle fatture elettroniche si articola in cinque fasi operative. La prima fase è la predisposizione, ovvero la creazione della fattura in formato elettronico. Successivamente il documento entra nella fase di trasmissione al Sistema di Interscambio, per i controlli preliminari. Una volta superati questi controlli, la fattura viene inoltrata al destinatario e registrata. Seguono poi la fase di conservazione e quella di consultazione. La conservazione digitale è un obbligo di legge, e prevede che le fatture elettroniche vengano archiviate per un periodo minimo di dieci anni. L’obiettivo è garantire che i documenti siano disponibili e accessibili in caso di controlli fiscali.