Le trasferte di lavoro sono un’attività fondamentale per molte aziende, ma devono essere organizzate al meglio per garantire un corretto rapporto tra i costi e i benefici. Mediante una programmazione ottimale, infatti, non solo è possibile contenere le spese, ma si possono evitare perdite di tempo e contrattempi che influiscono negativamente sulla trasferta lavorativa.

Gli aspetti da valutare in questi casi sono molteplici, dalla scelta delle soluzioni di mobilità giuste alla gestione dei pagamenti durante l’attività svolta al di fuori della sede aziendale. D’altronde, una pianificazione accurata assicura importanti vantaggi per i lavoratori e i datori di lavoro, dato che permette di rendere le trasferte più efficienti e produttive.

Soluzioni sostenibili per la mobilità negli spostamenti di lavoro

Quando bisogna spostarsi per lavoro è fondamentale scegliere innanzitutto delle opzioni di mobilità adatte, individuando le soluzioni migliori a seconda della destinazione e del tipo di attività da svolgere.

Se per gli spostamenti brevi si ricorre spesso al treno e all’automobile aziendale, per i tragitti medio-lunghi l’aereo consente di ottimizzare le trasferte di lavoro, in quanto riduce i tempi degli spostamenti e aumenta la comodità e la sicurezza dei collaboratori.

Per limitare i costi è possibile prenotare il viaggio in modo autonomo, evitando in questo modo di pagare le commissioni di agenzia, utilizzando le piattaforme online per confrontare le tariffe dei voli e trovare le offerte più convenienti.

Allo stesso tempo, è necessario pianificare anche gli spostamenti dei dipendenti in trasferta da e verso l’aeroporto, orientandosi verso soluzioni economiche e al tempo stesso in grado di garantire un servizio puntuale e affidabile.

In questi casi, un’opzione da prendere in considerazione può essere allora quella delle navette, ricorrendo ai servizi messi a disposizione da realtà specializzate nel settore, come per esempio flibco.com, attualmente attiva in Italia con la linea Torino – Milano Malpensa.

Flibco, infatti, consente di acquistare online il biglietto per il bus da Torino a Malpensa in pochi istanti e di usufruire di prezzi piuttosto convenienti. Il tutto proponendo collegamenti sempre puntuali e la connessione Wi-Fi a bordo, che i dipendenti possono sfruttare durante il tempo del viaggio per rilassarsi oppure per ultimare gli ultimi dettagli della trasferta.

Controllare i documenti dei dipendenti prima della trasferta lavorativa

Per evitare inconvenienti durante la trasferta di lavoro è indispensabile verificare i documenti dei collaboratori che si devono muovere, per garantire che abbiano tutto ciò che serve per realizzare l’attività senza contrattempi.

In particolare, è importante controllare che il dipendente abbia una patente di guida in corso di validità per tutto il tempo della trasferta, qualora l’attività preveda l’utilizzo dell’auto aziendale da parte del lavoratore, esaminando anche la validità dei documenti del veicolo (assicurazione, revisione, bollo).

Inoltre, il collaboratore deve avere un documento di riconoscimento valido e adatto alla destinazione, ossia la carta di identità per gli spostamenti in Italia e nei paesi UE oppure il passaporto per le trasferte extra-europee o in nazioni che non fanno parte dell’Unione Europea.

Bisogna verificare anche l’eventuale necessità di un visto o di documenti aggiuntivi a seconda del paese in cui recarsi, controllando queste informazioni sul sito del Ministero degli Esteri o dell’Ambasciata di riferimento.

Creare delle schede per le attività del collaboratore in trasferta

Per migliorare la produttività della trasferta lavorativa è utile realizzare delle schede delle attività da svolgere, in modo da permettere a ogni collaboratore di seguire degli step prefissati.

Questo strumento funziona meglio se viene digitalizzato, utilizzando delle apposite applicazioni per consentire al dipendente di seguire passo a passo il programma della trasferta di lavoro, ad esempio delle schede condivise tramite app per smartphone.

Inoltre, questo approccio aiuta a organizzare meglio la trasferta, sia in termini di costi che in merito alle attività che il collaboratore andrà a realizzare, minimizzando il rischio di contrattempi e imprevisti. 

Allo stesso tempo, le schede programmate di lavoro permettono di migliorare l’esperienza legata alla trasferta lavorativa, con la possibilità per il collaboratore di effettuare annotazioni e segnalare eventuali inconvenienti, affinché le successive trasferte si svolgano in maniera più efficiente e produttiva.

Garantire la sicurezza dei collaboratori in trasferta attraverso la pianificazione

Per garantire la sicurezza dei dipendenti in trasferta bisogna pianificare ogni dettaglio del viaggio di lavoro in modo accurato, riducendo i potenziali rischi per il collaboratore. Prima di tutto, è necessario informarsi bene su eventuali restrizioni nella destinazione da raggiungere, per esempio in merito all’introduzione nel paese di medicinali particolari utilizzati dalla persona che deve sportarsi o di determinati strumenti informatici, oppure al divieto di consumo di alcolici nella nazione di destinazione.

Bisogna anche programmare dei contatti periodici con il dipendente, stabilendo degli orari in cui deve essere reperibile per verificare che stia bene e avere sempre la situazione sotto controllo.

Ciò vale soprattutto in concomitanza degli spostamenti, per verificare l’incolumità del collaboratore all’arrivo a destinazione o dopo un transfert successivo, fornendo al dipendente gli strumenti adatti per essere sempre reperibile, ad esempio un piano dati con internet illimitata per tutta la durata del viaggio di lavoro.